关于邮电企业会计电算化工作管理的若干规定（试行）
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关于邮电企业会计电算化工作管理的若干规定（试行）
关于邮电企业会计电算化工作管理的若干规定（试行）
1992年9月7日，邮电部
第一章 总 则
第一条 为加强邮电企业会计电算化的管理工作，保证会计核算工作的正常进行，根据财政部有关规定及邮电通信企业会计制度，结合邮电企业会计电算化的实际情况，特制定本规定。
第二条 本规定适用于邮电部所属各级邮电企业使用计算机进行财务会计事务处理的单位。
第三条 邮电部经营财务司负责全国邮电系统会计电算化的管理工作。
第四条 本规定中提及的“系统”包括单位使用的计算机硬件和软件系统。“硬件”指计算机及其配套设备；“软件”指系统软件、应用软件和各种文档资料。
第二章 对会计电算化软件的要求
第五条 会计电算化软件是指用于会计工作的计算机应用软件。会计核算软件必须切实具有合法性、准确性、可靠性、安全性，否则不能提供给任何单位使用。
第六条 对会计电算化软件的基本要求是：软件整个处理过程，从数据输入、内部处理到输出结果都要符合财政部、邮电部或邮电部审核批准的现行会计制度的规定以及对会计核算软件的有关规定：
（一）软件提供的数据输入项目，满足财政部、邮电部或邮电部审核批准的现行会计制度的规定。
（二）软件提供用户的会计科目编码方案符合财政部、邮电部或邮电部审核批准的会计制度中有关会计科目编码方案的规定。
（三）软件具有必要的防范会计数据输入差错的功能。
（四）软件的计算和结帐功能符合财政部、邮电部或邮电部审核批准的现行会计核算制度的规定。
（五）经计算机登帐处理的系统内会计凭证及据以登记的相应帐簿，软件只能提供留有痕迹的更正功能。
（六）软件具有按规定打印输出各种帐簿以及必要的查询功能，打印输出的帐页连续编号。
（七）对计算机根据已输入的会计凭证和据以登记的相应帐簿生成的各种报表数据，软件无修改功能。
（八）软件具有防止非指定人员擅自使用和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。
（九）对存储在磁性介质或其他介质上的程序文件和相应的数据文件、软件有必要的保护措施。
（十）软件具有在计算机发生故障或由于其他原因引起内外存会计数据破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。
第七条 对采用计算机制证的会计核算软件应保证凭证号的连续，不得重复、漏号。
第八条 会计核算软件的评审按财政部、邮电部的有关规定及程序进行。
第三章 对使用会计电算化软件的单位的要求
第九条 使用会计核算软件单位的会计基础工作必须达到邮电部对会计基础工作的要求。
第十条 应用的会计核算软件必须是按有关规定及程序通过评审的。
第十一条 使用会计核算软件的单位必须配有专门用于会计核算工作的计算机或终端以及不间断电源，对甩掉手工帐的单位还应配有备用机。应配备专职或兼职的上机操作人员，上机操作人员应经过专门培训并具备一定的计算机基础知识。
有条件的单位须配备专门用于会计电算化工作的机房，并制定严格的机房管理制度，以保证会计工作的严肃性，保证设备的良好运转。
第十二条 有严格的操作管理制度。
第十三条 有严格的硬、软件管理制度。
第十四条 有严格的会计档案管理制度。
第十五条 采用计算机全部替代手工记帐的单位，除达到上述要求外，会计核算软件至少应与手工并行运行三个月以上，保存有完整的与手工处理相一致的数据。试运行的时间应是跨年度的。
第十六条 各单位采用计算机全部替代手工记帐的审批。甩掉手工作业是会计电算化的一个最重要的步骤，为保证会计工作的质量，应本着慎重稳妥的原则积极进行。各使用单位在达到上述一至七条的要求后，向上级财会主管部门提出申报，经上级主管部门批准同意后方可甩掉手工记帐。审批权限具体规定如下：
（一）属于省管局或相应一级部直属企业单位，以计算机全部替代手工记帐的，由邮电部审批。
（二）属于地、市、县或相应一级企业单位，以计算机全部替代手工记帐的，由各省管局或相应一级主管单位审批。
（三）在全省（自治区、直辖市）范围内第一个以计算机全部替代手工记帐的单位，省局审批前，须与经营财务司联系。经营财务司视具体情况参与对申请单位的考查。
对于已经使用了会计核算软件并已甩掉手工记帐的单位，尚未经过审批的，应尽快补办审批手续。
第四章 岗位分工与人员职责
第十七条 根据电算化系统的要求和邮电财会工作的实际情况，电算化会计人员岗位分为：系统管理员、制证（录入）员、审核员、记帐员、系统维护员、数据管理员。
各单位根据业务量大小、人员多少等情况配备各岗位的人员。可以一人一岗、一人多岗或一岗多人。但制证（录入）员不能兼审核，出纳人员不得兼管收入、费用、债权、债务帐簿的登记工作以及审核工作和会计档案保管工作。
为保证会计电算化工作的开展，省局财务部门应配有专职的计算机工程技术人员1—2名，地（市）局配有专职或兼职的计算机工程技术人员1—2名，负责系统维护工作。
第十八条 系统管理员。系统管理员由单位的财务主管人员或指定的专人担任，负责软件系统运行环境的建立，确定操作使用人员并合理分配每个操作使用人员的权限，组织协调系统的日常运行，提出软件维护修改报告，检查并督促各类人员的工作，负责数据及系统的安全保密，具体责任如下：
（一）负责电子计算机系统的日常管理工作，监督并保证本系统的正常运行。在系统发生故障时，应及时到场，并组织有关人员尽快恢复正常运行。
（二）检查会计凭证的处理工作，确保各类输入单据符合系统的要求。
（三）协调各类人员之间的工作关系。
（四）负责计算机输出的帐表、凭证的数据正确性、及时性的检查工作。
（五）负责系统有关资源（包括设备、软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新的审批。
（六）做好系统运行情况的总结工作，并提出软件修改或更新的需求报告。
（七）负责对各类工作人员的工作质量考评、以及提出任免意见。
（八）完善现有管理制度，并制定岗位责任和经济责任考核制度。
第十九条 制证（录入）员。负责按原始凭证的数据和系统要求的格式输入机器，打印出会计凭证，交审核人员或出纳人员。
具体要求如下：
（一）严格按原始凭证的数据和系统要求格式输入数据，当日事项当日录入完毕。
（二）在录入手工制做的凭证时，发现凭证有问题时应及时与系统管理员或有关人员反映、核对，不得擅自作主更改或作废。
（三）每次数据输入结束后，应及时备份。
（四）保管好自己的操作密码、备份盘。
（五）操作时出现系统故障，应及时向系统管理员报告，并做好记录。
第二十条 审核员。负责对输入凭证的摘要、科目、名称、代码及各项数据等的审核，保证输出帐表的完整性和正确性。具体内容如下：
（一）负责核对原始凭证与打印出的书面会计凭证、书面会计凭证与机内凭证是否一致，包括金额、代码、以及摘要的规范等等。
（二）对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还有关制证人员更正、补齐后，再行审核。
（三）对于不符合要求的凭证和不正确的输入帐表数据不予签章确认。
第二十一条 记帐员。负责将已经过审核的凭证登记入帐，并打印出各类帐、表。具体职表如下：
（一）将审核员已确认的凭证全部登记入帐，并在当日工作结束前做出备份。
（二）日记帐应做到日清月结，每天打印凭证汇总表。按规定的时间打印出有关的总帐、明细帐、报表，以及自动转帐凭证等。
电算化后，可用科目对照表（或科目汇总表）替代总帐。
（三）操作过程中出现故障，应及时报告系统管理员，并做好故障记录和上机记录等。
第二十二条 系统维护员一般由专职的计算机技术人员担任，不具备条件的可由他人兼任。负责系统设备的维护、保养及故障处理，确保系统正常运行、负责日常数据及源程序的正确性和适应性的维护。具体内容如下：
（一）定期检查软件、硬件的运行情况，负责系统运行中软、硬件故障的消除工作，定期检查、及时消除病毒。
（二）负责系统的安装和调试工作。
（三）按规定的程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护。
第二十三条 数据管理员。负责存档软盘、程序软盘、帐表、凭证和各种资料的保管工作，做好软件、数据及资料的安全保密工作。具体内容如下：
（一）负责系统各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证、资料的备份和存档保管工作。备份磁介质应坚持双套和定期更换拷贝。
（二）做好各类数据、资料、凭证安全保密工作、不得擅自出借。
（三）按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档资料。
第五章 系统操作管理制度
第二十四条 所有上机操作人员须经过培训后方可上机上岗。
第二十五条 各操作人员的工作密码应注意安全保密，防止泄密。为防止遗忘应记录下来妥善保管。工作期间离开机房、应退出系统，以防他人越权操作和意外情况对系统的破坏。工作密码应定期更换。
第二十六条 整个系统的管理由系统管理员负责。系统管理员具体分配各个上机操作人员的权限、初始密码。各上机操作人员不得越权进入未经系统管理员许可的其他功能（模块）。
制证员不能兼管复核。复核员不能增、删、改凭证，如发现凭证有问题，应通知制证员进行修改。
第二十七条 在读入外来磁盘数据或文件前应清查病毒，确定安全后方可进行。严格控制非系统人员上机使用。严禁在机上玩游戏。
第二十八条 上机操作时精神集中，防止出现不必要的数据错误，或数据丢失。对出现的各类故障应及时记录下来，不能排除的故障应报告系统管理员，请系统维护员处理。事后将故障的原因及维护的方法详细记录于“系统维护记录簿”上。
第二十九条 操作人员在上机前后，应填写“上机操作记录簿”，内容包括姓名、上机时间、操作内容、结束时间，以供系统管理员检查核实。
第六章 帐务处理及会计报表
第三十条 使用单位应认真做好会计基础工作。会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，符合财政部、邮电部或邮电部审核批准的会计制度的规定。
第三十一条 单位应在每年年初建立会计年度完整的帐务文件，设置会计科目。
会计科目编码方案的设置和使用要符合会计制度中有关会计科目编码的规定。当年使用的会计科目一般应在年初设置完毕，年度中间可以按规定追加新的会计科目，删除未使用（年初无余额，本年无发生额）过的会计科目，年度内运用过的会计科目，即使余额为零，也不得删除。
第三十二条 新会计年度开始，应及时结转各帐户年初余额。
当年记帐以后，年初余额不得直接修改，只能通过填制凭证调整。
第三十三条 任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证。记帐凭证各项目应填列齐全、规范。记帐凭证应连续编号。
第三十四条 记帐凭证必须经复核人员复核。复核签字后，方可登记入帐。
同一张记帐凭证，制证与复核、录入与复核不能是同一个人。
第三十五条 已登记入帐的凭证数据，如有差错，应通过填制凭证调整。
第三十六条 出纳人员根据审核过的凭证办理收入或付出款项。现金帐及银行帐可由机器直接登记。现金收支较多的出纳员，可设备查辅助帐。
单位每天必须将当日发生的现金收支数据输入计算机并打印输出库存现金日报表。出纳人员应将库存现金实有数与现金日报表的数字核对，确保帐实相符。
第三十七条 单位必须及时将存贮在机器上的帐簿数据打印出书面帐簿。日记帐要求每天打印，一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季打印。平时可只打印满页的帐簿数据，年末必须将全部帐簿数据打印输出。
第三十八条 单位应根据帐簿数据自动生成报表，凡可从帐簿中取数的数据，不得由人工输入，保证帐表数据一致。
第三十九条 省管理局报部的会计报表要按部规定的格式上报，遇报表格式变动时，应按规定调整，不得自行改变。
第四十条 单位应同时以软盘和书面形式上报报表，并保证两种报表形式数据一致。正式上报的会计报表不得用压感打印纸打印。
第四十一条 所有由计算机打印输出的书面会计凭证、帐簿、报表以及其他会计资料的格式、内容等必须符合制度的规定，并由有关人员人工签章。
第七章 系统维护
第四十二条 系统维护的任务：
（一）实施对系统硬件设备的日常检查和维护，以保证系统的正常运行。
（二）在系统发生故障时，排除和恢复运行。
（三）在系统扩充时负责安装、调试、直至正常运行。
（四）在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作。
第四十三条 系统维护工作，由专职的硬件和软件维护人员承担。
第四十四条 软件维护
（一）正确性维护：纠正软件使用过程中暴露出来的问题。
（二）完善性维护：使用过程中发现功能不全或运行效率不高时，在原有基础上进行优化处理。
（三）适应性维护：在应用环境发生变化时，如会计制度修改、人员变更等情况，及时地做必要的系统适应性修正。
第四十五条 系统硬件的维护
（一）一般情况下每月月末全面检查一次，并做好检查记录。
（二）在系统运行过程中，出现硬件故障，及时进行故障分析，并做好检查维修记录。
（三）在设备更新、扩充、修复后，由系统管理员与维护员共同研究决定，并由系统维护人员实施安装和调试。
第四十六条 未经系统管理员允许的维护不得进行，任何软、硬件维护都必须留下记录。
第四十七条 软件修改手续
（一）由系统管理员提出软件修改请求报告，由有关领导审批。
（二）将原软件程序清单存档。
（三）实施软件的修改，形成新的文档资料。
（四）发出软件修改后使用变更通知。
（五）进行试运行，根据运行情况作总结并修改文档资料。
（六）发出正式运行通知。
（七）软件做新的备份并同定稿的文档资料一起存档。
第八章 档案管理制度
第四十八条 系统档案管理分为两个组成部分，一是对财会信息数据载体的管理，二是对系统技术档案的管理。
第四十九条 财会信息数据载体分为二个部分：一是由计算机打印输出的书面凭证、帐簿、报表等资料，二是指装载有数据的磁介质，如磁盘、磁带等。
（一）对打印输出的凭证、帐表的保存按《会计档案管理办法》规定执行。存档的凭证、帐表一律不能用压感打印纸。
（二）在会计年度结束后，应及时将所有帐、表打印出来，以供保存。
（三）系统中存贮的数据要及时备份，以防在计算机发生意外事故时可恢复到最近状态。决算报表的存贮介质，其保存时间、方法同存贮帐簿的磁介质。在保存期间要根据磁介质的性能，定期做好再备份工作。
（四）磁介质档案的保存所要求的必要环境条件，各单位应根据实际情况逐步落实。
第五十条 系统的技术档案是指系统开发过程中产生的全部技术文件，主要包括：可行性研究、项目开发计划、软件需求说明、数据要求说明、概要设计说明、详细设计说明、数据库设计说明、用户手册、测试计划，测试分析报告、开发进度月报、项目开发总结和源程序清单等。系统的技术档案资料以书面形式保存。
第五十一条 软件系统一经评审正式运行后，所有技术档案资料经整理后按规定正式存档。运行过程中发生故障，或需对某个模块进行修改时，经系统管理员提出，并写出系统软件修改说明书，经有关领导批准方可调档，并按规定进行工作。修改完成后应建立新的技术文档资料。未经领导批准，任何人不准私自动用技术文档和对源程序进行任何操作。使用其他单位开发的软件的文档资料，管理方法比照上述规定。
第五十二条 系统技术资料的销毁。在软件停止使用或版本更新后，原技术文档应保存三年后方可销毁。
第五十三条 软件开发单位在向使用单位有偿转让软件时，应无偿提供全套技术文档资料，数据文件结构，以及有关数据流向。但原程序不在上述范围。
第九章 奖惩制度
第五十四条 开发和建立会计电算化系统是资金、人力高投入的工作，充分调动会计、计算机技术人员的积极性，将有利于人员能力的充分发挥，创造较高效益。为此，对在开发和建立系统过程中做出贡献的集体和个人应给予适当的奖励和表彰。
第五十五条 对疏于职守、工作责任心不强引起系统故障，造成损失的应撤下岗位，经教育学习后，方可重新上岗。
第五十六条 对故意破坏系统或严重失职或篡改数据使系统和国家财产遭受重大损失的，视情节轻重，追究责任人及领导人的行政责任直至法律责任。
第五十七条 会计电算化是一项长期的工作，主管部门应定期进行总结，制订下一步发展规划，组织交流经验，进行评比，奖优罚劣。
会计电算化工作开展的关键是人员素质，所以人才培养应做到制度化、长期化，不断提高会计人员的业务水平和计算机知识。
第十章 附 则
第五十八条 本规定没有涉及的内容按财政部和邮电部有关电算化的规定以及邮电企业会计制度办理。
第五十九条 各省、自治区、直辖市邮电管理局，直属企业单位可根据本规定制定本单位的实施细则，报部经营财务司备案。
第六十条 本规定由部经营财务司制定并负责解释。
第六十一条 本规定自一九九二年九月一日起施行。
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